INTRODUZIONE
Il presente manuale si propone di condurre l’utente ad un corretto ed efficiente utilizzo del programma.
Ricordiamo che Officetech è un programma che funziona in ambiente Windows perciò chi è già a conoscenza di questo sistema operativo non avrà alcuna difficoltà ad utilizzare da subito la procedura. Gli altri utenti si accorgeranno ben presto, grazie anche all’interfaccia grafica facile ed intuitiva, della semplicità e della immediatezza di utilizzo di questo ambiente. Il programma stesso è dotato inoltre di un “Help on line”, ovvero un manuale elettronico, incorporato al programma, accessibile in qualsiasi momento tramite il tasto funzione F1.
CARATTERISTICHE DEL PROGRAMMA
Officetech è una applicazione che ha come obbiettivo la gestione completa ed integrata degli studi professionali e delle aziende (versione CRM). Questa procedura offre un ambiente di lavoro capace di coprire tutte le esigenze di uno studio professionale, da quelle produttive ed organizzative a quelle di comunicazione. Essendo un sistema guidato consente, a tutti coloro che vi lavorano, di adottare metodi e modelli operativi più efficaci ed in grado di ottimizzare il tempo, con l’ulteriore vantaggio di far diminuire notevolmente la probabilità di errore; vantaggio dovuto all’effettuazione, da parte del programma, di continui controlli.
Flessibilità
La flessibilità di questo programma è dovuta al fatto che è altamente configurabile anche dall’utente stesso. Non è più necessario dover ricorrere al programmatore ogni qualvolta si voglia adattare il programma alle specifiche esigenze, come avveniva in passato, poiché è possibile farlo da soli attraverso i linguaggi di personalizzazione interni alla procedura stessa.
Prodotto modulare
Questo programma è un prodotto modulare composto cioè da più programmi o moduli. Esempi di moduli sono: il Controllo di Gestione Videoscrittura, l’Anagrafica, la Gestione Studioagenda (Ttelefonate in entrata con smistamento automatico sugli utenti assenti; appuntamenti personali; post-it; scadenze personali e di studio; controllo delle attività di studio, personali o di tutti; gestione delle scadenze dei clienti; scadenze societarie, d’organo o economiche), la Parcellazione e la Contabilità (ricordiamo che in questo manuale vengono richiamate e brevemente accennate le funzionalità di tale ambiente; per un maggiore dettaglio si rimanda al “Manuale di Parcellazione e Contabilità) ed altro ancora.
Ognuno di questi moduli può essere utilizzato in modo indipendente, anche se tale uso sarebbe comunque riduttivo considerata la caratteristica peculiare del prodotto che, in risposta alla diffusa esigenza degli studi stessi di avere una condivisione dei dati necessari per l’utilizzo dei diversi programmi, consente una univoca base di dati ed una gestione centralizzata della stessa.
Il programma è infatti dotato di un modulo, Gestione Pratiche, che sovrintende tutta l’attività dello Studio e attraverso il quale si può interagire con gli altri moduli in modo automatico, con la caratteristica essenziale di mantenere l’univocità dei dati: questi saranno condivisi da tutti i programmi, non solo direttamente ma anche indirettamente tramite l’interpretazione del testo stesso.
I PRINCIPALI MODULI DEL PROGRAMMA
Vediamo i principali moduli che compongono la procedura, elencando le loro funzionalità, i loro
obiettivi e l’interazione con gli altri moduli.
GESTIONE SEGRETERIA ED INTRANET: IL PRIMO CONTATTO CON IL CLIENTE.
Agenda delle Telefonate
Strumento che permette la gestione delle telefonate in entrata da parte del personale addetto.
Caratteristiche peculiari:
• giorno, ora e utente che prende le telefonate proposte in automatico da Officetech
• smistamento automatico per singolo utente (destinatario assente o impegnato non
disturbabile) utilizzabile simultaneamente da più persone
• multidestinatario
Agenda Personale
Agenda individuale (una per ogni utente configurato), in cui è possibile fissare gli appuntamenti
personali, pianificare e avviare i lavori propri o per i clienti, segnare scadenze o attività.
Caratteristiche peculiari:
• Comunica con le agende dei colleghi dando luogo ad un’Intranet1.
• E’ integrata con gli altri moduli di Officetech.
• Mette a disposizione un meccanismo di controllo delle attività fatte, da fare o scadute.
• Dotata della funzione del Post-It®.
"Post it"
Tramite la funzione “Post it” possiamo lasciare un messaggio ai nostri colleghi. Esso sarà
visualizzato direttamente sull’agenda dell’interessato e verrà controllato da Officetech nelle
sua esecuzione. Può infatti essere comunemente usato anche per la Gestione del personale
nell’assegnazione di compiti
Caratteristiche peculiari:
• Integrato nell’Agenda personale, confluisce nello Scadenziere di Studio
Rubrica
Pensata primariamente come rubrica telefonica e di studio è in realtà molto di più:
• E’ la stessa su tutti i computer
• Controlla gli utenti che apportano modifiche
• Fornisce ampie stampe e situazioni varie
• Importa i dati da Outlook o da altre applicazioni in uso2
• E’ integrata con gli altri moduli della procedura
• Altamente configurabile
Permette la gestione univoca dei dati base del cliente quali indirizzari e numeri di telefono. Tutti gli
utenti fanno riferimento ad essa per espletare le attività di contatto con la clientela ed i fornitori.
Evita l’obsolescenza delle informazioni (soprattutto la gestione dei numeri telefonici). La gestione
organica delle informazioni evita il possesso privatistico delle stesse: sostituisce la rubrica cartacea
di studio rendendola fruibile contemporaneamente da tutti; sostituisce i contatti di Outlook non
condivisi.
Protocollo
Il modulo sviluppato per la gestione del materiale cartaceo e non (es: fax, raccomandate, lettere,
fatture) che dà la possibilità di assegnare un numero (e\o sigla) univoco e progressivo per anno
distinto ad ogni documento in entrata e ad ogni documento in uscita.
Caratteristiche peculiari:
• Attribuzione del giorno, anno, ora ed utente in automatico
• Ampie chiavi di ricerca
• Ricevuta creata in automatico
• Personalizzabile dall’utente finale
• Integrato con gli altri moduli di Officetech
GESTIONE DEL PERSONALE
Dobbiamo essere sempre in grado di sapere lo stato di avanzamento dei lavori di studio. Un inciso:
siamo abituati a considerare una scadenza come un’attività che deve fare un singolo, demandando a
lui la responsabilità della stessa. Ma non è così. Ogni attività è dello studio, dell’organizzazione. Di
tutti! Se qualcuno “pecca” con il cliente chi ci rimette è l’intero ‘sistema studio’.
La parte di Officetech dove è possibile assegnare, verificare e modificare le attività svolte a
favore del cliente o interne di studio. Dotato di meccanismi di controllo delle attività scadute, mette
a disposizione gli strumenti più adeguati per la gestione del personale
La Pratica digitale
Con tale programma si gestiscono le attività che lo studio compie a favore dei propri clienti, con la
produzione di tutti i documenti necessari per espletare la stessa. Tale gestione è la risposta primaria
all’esigenza di sapere il quando dove chi e per chi: quando scade un’attività, chi la deve svolgere
per conto di quale cliente e dove essa deve essere svolta.
Tramite una la check_list logica di attività possiamo dire chi deve farle, entro quando e dove.
Officetech smisterà immediatamente l’attività all’utente assegnatario direttamente nella sua
Agenda personale, e creerà uno scadenziere interno di controllo dello stato di avanzamento
dell’attività
Essendo un modulo integrato in Officetech, in questo modo, mentre svolgiamo il lavoro,
stiamo anche facendo gestione utenti.
Caratteristiche peculiari:
• Individuazione del cliente, della prestazione e dell’assegnatario in automatico
• Permette di impostare il lavoro, assegnare attività, fissare scadenze per i clienti, controllare
lo stato di avanzamento dei lavori
• Calcolo delle scadenze in automatico. A partire dalla definizione di un’attività o dalla data
di scadenza della stessa
• Controllo dei giorni festivi
• Controllo dei periodi di sospensione o chiusura per ferie
• Possibilità di controllo e modifica da più moduli di Officetech: dove sono agisco
• ‘Colpo d’occhio’ delle attività globali in scadenza
• Segnalazione delle attività scadute e non svolte
• Ampi filtri di ricerca
• Intergrato con gli altri moduli di Officetech
• Possibilità di verifica dell’andamento delle attività di studio anche in remoto
• Tramite il proprio scadenziere interno, consente il controllo dell’attività che altrimenti
andrebbe dispersa fra i diversi settori che costituiscono lo studio stesso; sarà in tal modo
possibile constatare in qualunque momento lo stato globale del lavoro.
Scadenziere
E’ lo strumento tramite il quale possiamo tenere sotto controllo lo stato delle attività, sia quelle a
favore dello studio che quelle per i clienti. Tramite lo Scadenziere di Studio abbiamo una vista
globale su tutte la attività di tutti gli utenti, sia da fare che già eseguite.
Dotato di filtri di tipo data, cliente e utente, permette l’accesso ai moduli di Officetech che
hanno generato le attività da svolgere evitando di doverle ricercare permettendone la modifica
immediata.
Nello Scadenziere di studio avremo tutte le informazioni relative ad attività e nulla potrà sfuggire.
Caratteristiche peculiari:
• Personale per ogni utente configurato
• Di studio globale riportante le attività dei singoli
• Permette di impostare il lavoro, assegnare attività, fissare scadenze per i clienti, controllare
lo stato di avanzamento dei lavori
• Con i diritti si consente il controllo e la pianificazione delle attività, evidenziando le
scadenze a tutti gli interessati.
• Utile per controllare la distribuzione dei carichi di lavoro
• Dotato del modulo ‘Scadenze fisse o ricorrenti’, propone le scadenze istituzionali di
categoria
• Integrato con Officetech
• Funziona come organizzatore del lavoro, giornaliero, settimanale, mensile
• Stampabile
• Altamente configurabile
• E’ interrogabile in remoto
• Evita di dover compilare brogliacci cartacei
• Riporta le scadenze di attività legate alle chek-list della Pratica digitale
Il Controllo di Gestione
Tramite il modulo di Officetech ‘Controllo di Gestione’, siamo in grado di sapere le ore
lavorate di ogni singolo utente a favore di ogni cliente o delle attività svolte internamente, con la
connessa redditività oraria
Caratteristiche peculiari:
• Registrare le attività svolte da un utente per un cliente
• E’ strutturato in modo tale che compiamo una sola operazione: indichiamo il tempo svolto
per un cliente e Officetech lo analizza anche e solo sul versante dell’utente
• Controllare i costi e i ricavi per utente misurandone la redditività
• Può verificare la ‘quadratura delle ore lavorate’
• Può lavorare a preventivo misurandone i carichi di lavoro per utente
• Compie un’analisi qualitativa del lavoro svolto per utente
• Integrato con gli altri moduli di Officetech, è talmente automatizzato che è sufficiente
indicare i tempi impiegati.
GESTIONE DEL CLIENTE
Se è vero che la gestione dei clienti comincia dal primo contatto, dalla telefonata, è anche vero che
tutto è gestione del cliente. Precedentemente abbiamo visto la trattazione delle informazioni del
genere ‘Rubrica’ di tipo ‘Attività\Scadenza’. Qui invece affrontiamo la gestione dei dati creati da
applicativi terzi quali quelli di una videoscrittura o di un foglio di calcolo.
Infatti gestione del cliente qui vuole significare gestione della mole impressionante di documenti
digitali e non di quelli che giornalmente produciamo per la gestione della clientela.
Diviene fondamentale l’avere uno strumento che permetta la registrazione e il recupero nel modo
più semplice ed ampio possibile di tali informazioni. Officetech mette a disposizione il meglio
di sé con la Pratica digitale.
Possiamo rispondere ponendoci questa domanda: cosa deve fare una Pratica digitale?
Bene, è proprio di questo che stiamo parlando.
La Pratica digitale
E’ la trasposizione informatica della carpetta cartacea: un contenitore di tutto quello che
produciamo per un cliente diviso per anno contabile, tipologia della prestazione e cliente.
Modulo centrale di tutto Officetech, permette di accedere a tutti gli altri moduli in senso
bidirezionale: sia importando dati, sia esportandone. Contiene tutte le informazioni ed i documenti
per la definizione del lavoro. Dotata della chek-list, gestisce le scadenze relative alle attività svolte a
favore del cliente e dello studio e dunque gli utenti impegnati a svolgerle. Riepiloga i tempi
impiegati ed i costi sostenuti con i ricavi effettuati. Centralizza i file prodotti velocizzandone i tempi
di recupero.
Come si può comprendere, tale modulo è quindi quello che si pone come “supervisore” di ciò che
accade nello studio.
Caratteristiche peculiari:
• Gestione elettronica dei fascicoli cartacei: sempre in linea e a disposizione. Nel fascicolo
informatico si può allegare tutto quello che sarebbe inserito in una normale pratica cartacea
(inviare e allegare e-mail, allegare immagini, fax, appunti, ed altro)
• In un unico applicativo sono a disposizione tutti gli strumenti per la gestione dell’ufficio.
• Creazione e modifica di tutti i documenti creati in studio normalmente con Microsoft Office:
il dove e il come (dove archiviare e come nominare) sono proposti in automatico. L’utente
può comunque cambiarli. Facilitazioni nel recupero.
• E’ lo strumento di gestione dell’ufficio: in esso confluiscono tutte le informazioni del cliente
e le attività svolte per esso dal personale di studio.
• Tiene traccia di tutto quello che viene usato, recupera e cataloga le informazioni nel miglior
modo possibile (per cliente, per anno contabile, per tipo di materia, etc.)
• Permette di creare elenchi strutturati (check-list).
• Dotato di un modulo proprietario di Videoscrittura, permette di scrivere sia testi puri e
semplici, sia la redazione di veri e propri atti. Quest’ultima avviene secondo le modalità
operative dei più evoluti Word Processor, ma a differenza di altri programmi di
videoscrittura, questo è stato pensato e realizzato per coprire ogni esigenza dello Studio in
materia di produzione delle più diffuse tipologie di documenti. A tale proposito viene fornito
un formulario di base contenente un certo numero di “Schemi” a cui riferirsi per la
redazione di documenti relativi alle varie materie specifiche dello Studio.
• Gestione della tematica societaria tramite l’utilizzo della videoscrittura proprietaria: finestre
di inserimento guidate dei verbali di costituzione e modifica societaria con riversamento dei
dati nella modulistica Fedra
Scadenziere degli adempimenti
E’ lo strumento di controllo delle attività svolte per conto dei clienti. Integrato nello Scadenziere
partecipa anch’esso alla Gestione del personale, ma da una priorità di visibilità al cliente
Il Controllo di Gestione
Strumento principe per la misurazione e controllo della redditività del cliente in base al tempo
lavorato e all’onorario applicato.
Caratteristiche peculiari:
• Registrare le attività svolte per il cliente;
• Controllare i costi e i ricavi per cliente e per tipologia di lavoro;
• Valutazione dei possibili ricavi;
• Analisi qualitativa del lavoro svolto per cliente;
• Controlla la redditività di un cliente;
• Compie statistiche e report grafiche dell'attività dello Studio, secondo vari criteri (es.: per
cliente, per tipo di adempimento, ecc.);
• Immediata contabilizzazione;
• Possibilità di allegare alla parcella la lista delle attività svolte come giustificativo;
L’archivio anagrafico
E’ la parte della Rubrica che gestisce i dati specifici dei clienti. Integrata in essa se ne sfruttano le
informazioni per avere un controllo maggiore sul cliente, quali le scadenze societarie o le stampe
particolari.
• Gestisce in modo completo ed esauriente i dati dei clienti e dei fornitori, in modo univoco e
integrato con gli altri moduli della procedura
• Ha lo scadenziere dei soci, degli organi sociali e degli incaricati
• Permette la produzione delle pratiche CCIAA
• Dispone delle variazioni CCIAA (aggiornamento automatico con collegamento CCIAA;
import della misura camerale)
• Dispone di un proprio modulo di archiviazione dei file digitali
• Altamente configurabile
FUNZIONI DI AMMINISTRAZIONE
Per amministrazione intendiamo tutte quelle informazioni (tempi, costi, gestione delle attività ed
altro) che sono specifiche alla conduzione dello studio o del cliente lì ove creiamo, consegniamo e
incassiamo una fattura
Il Controllo di Gestione
Tramite il Controllo di Gestione controlliamo le ore svolte in attività di gestione di studio quali, ad
esempio, l’assunzione di personale o il tempo impiegato in attività formativa. Tale tempo
concorrerà alla gestione del personale e alla verifica dell’andamento qualitativo dello studio in
riferimento alle attività svolte.
Integrandosi con la Pratica digitale, ne sfrutta la potenzialità di centralizzazione delle informazioni.
In questo caso informazioni di tipo ‘tempo’.
Con grafici immediati nella loro lettura siamo in grado di monitorare le attività svolte contribuendo,
assieme agli altri applicativi di Officetech, a fornire le informazioni necessarie per meglio
condurre e gestire il proprio studio. Financo a decidere quali investimenti futuri effettuare in base
agli andamenti attuali.
La Pratica Digitale
Tramite la ‘Pratica studio’ e la ‘Pratica fornitori’ gestiamo e controlliamo l’attività le attività svolte
a favore dello studio. Integrandosi con lo scadenziere e l’agenda personale possiamo impostare e
controllare attività quali gli appuntamenti con i fornitori; comunicare a tutta la struttura eventi
quali la sospensione di servizi pubblici (fornitura dell’energia elettrica) ed altro.
La Pratica studio inoltre consente il monitoraggio di attività proprie di segreteria.
Con la ‘Pratica archivio’ possiamo digitalizzare lo storico cartaceo in modo semplice e facilmente
recuperabile con più chiavi di ricerca. Basta avere uno scanner.
Parcellazione e Contabilità
E’ uno strumento estremamente importante per conoscere l’andamento dello Studio e le situazioni
dei propri clienti. Consente di generare tutti i documenti collegati alla fatturazione ed i relativi
incassi.
Caratteristiche peculiari:
• Possibilità di generazione automatica di documenti di parcellazione.
• Facilità di visualizzazione e modificazioni con strumenti dedicati (libro giornale a video
editabile contestuale alla registrazione)
• Parcelle analitiche, sintetiche e riepilogative.
• Flusso automatico addebiti clientela.
• Gestione del Tariffario professionale.
• Gestione personalizzata delle tariffe consentendone la massima libertà nelle definizioni
• Collegamento automatico ai Tariffari professionali
• Gestione anticipazioni c/cliente
• Gestione ricevute bancarie
• Situazioni analitiche per cliente
• Gestione fatturazione forfettaria: consentire l’emissione di documenti ad importo forfettario
e a periodi stabiliti con la clientela.
• Gestire solleciti ed anticipi con apposito scadenziere
• Parcellazione, multiprestazione e gestione studi associati
• Predisposta per la gestione multisede.
• Gestione addebiti temporali
• E’ multiarchivio contabile (professionisti e società di servizi)
• Connessa automaticamente alla Parcellazione è completa e funzionale: genera la
certificazione delle ritenute d’acconto, i solleciti e l’aggiornamento automatico della cassa e
degli altri mastri previsti.
• L’inserimento manuale in prima nota è guidato e assistito, evitando possibilità di errore.
• Generazione di tutti i documenti fiscali necessari alla tenuta della contabilità.
• Verifica dello stato patrimoniale dello studio, di cassa e del cliente in qualsiasi momento con
possibilità di accedere ai singoli documenti senza passare per ulteriori filtri
• Verifica di quanto anticipato in termini di uscita di cassa
• Altamente personalizzabile e configurabile in funzione delle diverse esigenze.
• Editor per l’utente per personalizzare voci, mastri e stampe
Riepiloghi e Situazioni
Tutti i moduli di Officetech restituiscono le informazioni in formato grafico, stampabile e
consultabile anche in remoto. Nel loro insieme (modulo Controllo di gestione; modulo Pratica
digitale; Modulo Scadenziere e Agenda; modulo Parcellazione e Contabilità) danno la completa e
immediata situazione globale dello studio: del personale e del cliente.
Caratteristica essenziale è la produzione degli stessi indipendentemente dai moduli in cui stiamo
lavorando e la possibilità di filtrarli con più chiavi di ricerca. Avendo in linea sempre tutti gli anni
contabili siamo in grado di produrre le analisi più dettagliate di cui abbiamo bisogno.
14 Inoltre ogni modulo mette a disposizione dell’utente finale dei campi personalizzabili per adeguare gli stessi alla
propria modalità lavorativa. Tali campi sono sfruttabili come chiavi di ricerca
LA VISURA CAMERALE
La misura camerale è il modulo di Officetech che permette il prelievo dei dati anagrafici
direttamente dalla banca dati camerale e la sua introduzione nel modulo Rubrica. Viene ricostruita
la storia del soggetto, gestendone tutti i dati presenti nella modulistica CCIAA (quali ad esempio
quote o azioni dei singoli soci; unità locali di un soggetto giuridico ed altro ricostruendone la
struttura societaria fino agli Organi sociali e agli Incaricati d’Organo).
IL PALMARE
Il ‘Palmare’ è l’applicativo di Officetech che permette di esportare su Palmare o strumento analogo gli appuntamenti dell’agenda e i contatti della rubrica Archivio Soggetti (Anagrafica)
Esso costituisce la base dati di tutta l’applicazione; sono qui contenuti tutti i dati relativi ai clienti dello Studio, siano essi identificativi (denominazione, indirizzo …) che informativi (trattamento contabile, relazioni, ecc…).
Sono inoltre contenuti in tale archivio i dati relativi ai soggetti collegati ai clienti propriamente detti dello studio, quali i Soci per le Società o i componenti degli Organi amministrativi e di controllo.
Agenda
Essa consente la distribuzione del lavoro tra i vari collaboratori ed inoltre pianifica l’attività dello studio. E’ costituita da un’agenda individuale, in cui è possibile fissare gli appuntamenti personali, ma soprattutto da un’agenda dello Studio dove pianificare e avviare i lavori, segnare scadenze ed appuntamenti. Dati questi che la procedura gestisce in completa autonomia, collegandosi e comunicando con coloro che debbono condividere le informazioni: personale dello studio, colleghi, clienti.
Gestione Pratiche
E’ il modulo centrale di tutta l’applicazione, da cui è possibile accedere a tutti gli altri moduli in senso bidirezionale: sia importando dati, che esportandone.
Con tale programma si intende gestire l’attività che lo studio compie a favore dei propri clienti, con la produzione di tutti i documenti necessari per espletare la stessa.
Viene aperta una pratica elettronica che rappresenta il fascicolo cartaceo, nella quale devono essere contenute tutte le informazioni ed i documenti per la definizione del lavoro. In essa compariranno tutti gli estremi della pratica quali: data di apertura, professionista, collaboratore; la scelta della materia oggetto della pratica comporta la creazione dell’elenco di tutti i documenti necessari per espletarla con le relative scadenze e lo stato del lavoro per ognuno. Per eseguire un adempimento della pratica è sufficiente un clic del mouse sul documento relativo e quindi da Gestione Pratiche si passa direttamente al modulo che permette lo svolgimento dello stesso. Sempre dalla pratica è possibile inserire anche le annotazioni che consentiranno di pervenire all’emissione della parcella per il lavoro svolto e alla relativa fatturazione.
Come si può comprendere tale modulo è quindi quello che si pone come “supervisore” di ciò che accade nello Studio. Oltre alla gestione del lavoro, consente il controllo dell’attività che altrimenti andrebbe dispersa fra i diversi settori che costituiscono lo studio stesso; sarà in tal modo possibile constatare in qualunque momento lo stato del lavoro.
Videoscrittura
E’ un programma che permette di scrivere sia testi puri e semplici, che la redazione di veri e propri atti. Quest’ultima avviene secondo le modalità operative dei più evoluti Word Processor, ma a differenza di altri programmi di videoscrittura, questo è stato pensato e realizzato per coprire ogni esigenza dello Studio in materia di produzione delle più diffuse tipologie di documenti. A tale proposito viene fornito un formulario di base contenente un certo numero di “Schemi” a cui riferirsi per la redazione di documenti relativi alle varie materie specifiche dello Studio.
Parcellazione e contabilità
E’ uno strumento estremamente importante per conoscere l’andamento dello Studio e le situazioni dei propri clienti. Consente di generare tutti i documenti collegati alla fatturazione ed i relativi incassi.